+7 (8202) 20-33-69
+7 (8202) 743 - 744
  1. Внедрение1

    image
  2. Сопровождение2

    image
  3. Настройка3

    image
  4. Консультации4

    image
  5. Обучение5

    image
Среда, 28 Октябрь 2015 12:24

Учет командировок с 8 августа 2015 года

Вне зависимости от применяемой организацией системы налогообложения налоговое законодательство предъявляет единые требования к документальному оформлению расходов, в том числе расходов на командировки.

В начале 2015 года чиновники отменили командировочное удостоверение и ряд других документов. А командировку стали подтверждать проездными документами.

С 8 августа 2015 года вступило новое дополнительное изменение, в новом постановлении Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771, что если работник по каким-то причинам не может предоставить проездные билеты, поездку все равно можно доказать. А значит, списать без проблем расходы.

 

Рассмотрим, как с 8 августа организовать учет командировок.

 

Приказ о командировке

Организация направляет сотрудника в командировку с целью выполнить служебное поручение вне места постоянной работы. Причем на определенный срок (п. 3 Положения о командировках).

Обратите внимание: с 8 августа 2015 года решение о направлении сотрудника в командировку надо оформлять в письменной форме (п. 7 Положения о командировках). При этом в таком решении должно быть сказано о виде транспорта, на котором работник едет в служебную поездку (личный, служебный транспорт или транспорт, находящийся в собственности третьих лиц).

Компании могут использовать для составления приказа унифицированную форму № Т-9. Но при желании этот бланк можно доработать: убрать лишнюю информацию, поменять название, дополнить важными сведениями. Например, в приказе лучше подробно описать, с какой целью сотрудник отправляется в поездку. А не просто ограничиться общей фразой «посещение организации…». Ведь несмотря на то, что служебное задание составлять больше не надо, письменное обоснование командировочных расходов пригодится на случай проверки.

 

Командировочное удостоверение отменено

Больше не нужно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Такие изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках).

Фактический срок, в течение которого работник находится в командировке, определяется по проездным документам. Сотрудник должен представить их по возвращении из служебной поездки. Если для передвижения он использовал личный транспорт (легковой автомобиль, мотоцикл), срок командировки должна подтвердить и прикладываемая к ним служебная записка. Однако этого требовал прежний порядок.

 

Проездные документы

Рассмотрим сначала ситуацию, когда сотрудник предоставил билеты на проезд. С 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. А срок поездки определяют по проездным документам.

Если по каким-либо причинам у сотрудника отсутствуют документы на проезд, то срок командировки подтвердят документы по найму жилого помещения в месте командирования. Однако в этих документах должны обязательно быть реквизиты, предусмотренные пунктом 8 Правил предоставления гостиничных услуг, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490.

Если же работник едет в командировку на машине, то он должен предоставить документы, подтверждающие его использование. Теперь в их числе маршрутные листы и иные документы, подтверждающие маршрут следования автомобиля (п. 7 Положения о командировках).

Что касается авиабилета, то его работник может приобрести и в бездокументарной форме (электронный билет). Тогда оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение билета, будут:

• маршрут/квитанции электронного авиабилета (на бумажном носителе) – выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, в которой указана стоимость перелета;

• посадочный талон – он подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

 

Служебная записка

Сотруднику также больше не надо оформлять отчет о выполненной работе в командировке и представлять его работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Соответствующие поправки внесены в пункт 26 Положения о командировках.

с 8 августа 2015 года служебную записку командированный сотрудник должен оформлять не только в случае использования личного транспорта. Теперь она необходима как для служебного, так и для транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты. К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

 

Авансовый отчет

Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). К нему сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.

 

Журнал учета командированных работников

Новое постановление Правительства РФ № 771 отменило обязанность заполнять журнал работников, выезжающих в командировки. С 8 августа этот документ вести не понадобится.

Прочитано 898 раз