+7 (8202) 20-33-69
+7 (8202) 743 - 744
  1. Внедрение1

    image
  2. Сопровождение2

    image
  3. Настройка3

    image
  4. Консультации4

    image
  5. Обучение5

    image
Пятница, 29 Август 2014 15:50

Идеальный образец авансового отчета

Восклицательными знаками обозначены поля, которые обязательно должны быть в бланке. А цифрами обозначены графы, которые мы рекомендуем сохранить или добавить. Подробное их описание вы найдете ниже. Образец авансового отчета:

1

Какие поля можно сократить
Чтобы уменьшить объем документа, можно убрать из унифицированный формы лишние данные. Например, таблицу, в которой обычно отражали бухгалтерские записи. Вряд ли она будет полезна. Проводки вы увидите и в регистрах бухучета. Дублировать же их в бланке отчета — только лишняя работа.

По той же причине можете сократить таблицу и на оборотной стороне отчета. А именно удалить столбец, в котором вы приводили корреспондирующие счета.

Еще один элемент старой типовой формы, который на практике уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть, — это расписка. То есть та часть, которая находилась под линией отреза.

Какие данные в форме авансового отчета нужно оставить

Данные о предыдущем авансе — остаток или перерасход (1) лучше сохранить. Это поможет сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником. Тем более что нельзя выдавать новые суммы под отчет, пока работник не отчитается по ранее полученным (п. 4.4 Положения, утвержденного Банком России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах (2), также лучше оставить. Ведь такие бумаги — важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Во всяком случае, так считают многие инспекторы на местах. Пример тому — письмо УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.

Какие дополнительные строки авансового отчета облегчат работу

Если компания выдает под отчет не наличные деньги, а корпоративные банковские карты, то это можно также отразить в отчете. Это пригодится на тот случай, когда работник расплачивается везде картой и потом возвращает ее обратно.

В таком случае добавьте в авансовый отчет строки, где будете отражать номера корпоративного «пластика» (3). Так вам будет легче отслеживать, по какой из карт прошло то или иное списание средств. Конечно, если в компании таких карт несколько.

На практике возможен и такой вариант. Сотрудники берут деньги под отчет наличными, а затем перерасход вы перечисляете на их пластиковые карты. Тогда добавьте в бланк отчета место для реквизитов платежки, которой вы возместите перерасход. Или же замените слова «по кассовому ордеру» на «платежным поручением» (4). также советуем дополнить бланк графами, в которых покажете разницу между суммами расходов в налоговом и бухгалтерском учете. Так, в бухучете вы признаете все расходы, которые возмещаете работнику, в полной сумме. Чего не скажешь о правилах налогового учета. Яркий пример тому — представительские расходы. При исчислении налога на прибыль их приходится нормировать. Учесть получится не больше 4 процентов от фонда оплаты труда за отчетный период. Такое ограничение закреплено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Чтобы сразу видеть разницы между суммами, которые удастся признать в налоговом и бухгалтерском учете, в документе выделите отдельные графы для их отражения (5). Тогда вам не придется потом сверять затраты и выискивать расхождения в учете.

И еще совет на тот случай, если вам нередко приходится выдавать авансы в иностранной валюте. К примеру, для загранкомандировок сотрудников. В авансовом отчете можете предусмотреть графы, где будете отмечать курс, по которому вы пересчитываете иностранную валюту в рубли.

Ведь пересчитывать командировочные расходы требуется при каждой обменной операции. Причем курс надо взять тот, что указан в справке банка. И только если сотрудник не привез вам такую первичку, пересчитать расходы достаточно один раз по курсу Банка России в день утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1/193).

 

Подробнее: http://www.glavbukh.ru

 

Прочитано 1664 раз